Una de las actividades más importantes en el día a día de una empresa es la emisión de las facturas. Se trata del documento que acredita que se ha efectuado una transacción comercial y que, además, tiene validez legal. Por eso, es un proceso que tiene unas reglas determinadas de obligado cumplimiento.
El artículo 6.1 Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación establece que las facturas deben emitirse siempre de forma correlativa y en orden cronológico. No obstante, se podrán emitir facturas con series separadas cuando haya razones que lo justifiquen.
Por esa razón, es conveniente tener un sistema que ordene correctamente las facturas. Ya sea haciéndolo de forma manual o de forma automática a través de programas específicos para este fin, hay algunas recomendaciones que todas las empresas y autónomos pueden seguir para cumplir con este importante requisito legal:
- En primer lugar, los expertos recomiendan que la combinación de caracteres que utilicemos combine los siguientes números y letras: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ, sin minúsculas.
- En caso de utilizar espacios en blanco entre el número y la serie, es recomendable que se utilice uno (y solo uno) espacio en blanco, y nunca deberá ser el primero.
- En cualquier caso, es más recomendable utilizar caracteres especiales que espacios en blanco para separar serie y numeración. Por ejemplo, guion medio ("-"), guion bajo ("_") o barra inclinada ("/").
- Si la numeración incluye una serie, debe ir en primer lugar. Después, irá el número de factura. Entre la serie y el número, irá el carácter que sirva de separación.
- Si tenemos que emitir dos facturas al mismo tiempo, conviene que primero emitamos la factura de más antigüedad y después la siguiente. Esto es especialmente importante si nuestro programa de facturación establece automáticamente la numeración de las facturas.