Como ya había comentado, la importancia de elaboración de un presupuesto periódico y de su seguimiento estricto es clave en toda compañía que quiera contar con una buena organización empresarial y un control de sus ingresos y sus gastos.
Pero si bien es importante contar con un presupuesto, no menos importante será una elaboración correcta del mismo, sin errores muy grandes en la estimación que verdaderamente reflejen el conjunto de ingresos y gastos dentro de la compañía de forma aproximada, y de forma que cualquier gestor de la empresa pueda entenderlo a simple vista. Para ello, es importante estimar cuáles son los ingresos y gastos de la compañía para el período deseado.
El punto de partida será la elección del soporte en el que vamos a elaborar el presupuesto. En mi opinión, la mejor opción es el uso de la hoja de cálculo en soportes ofimáticos como, por ejemplo, las hojas de cálculo de Microsoft Excel, programas que están precisamente pensados para la elaboración de cálculos grandes que reducen errores humanos y facilitan la labor de elaboración presupuestaria, pero también podemos optar por la forma tradicional y hacerlo en lápiz y papel.
Después de elegir el soporte que mejor se adapte a nuestras necesidades, deberemos reflejar en él una lista de todos los gastos regulares y proyectados que va a tener el negocio. Deberemos considerar por anticipado los eventos y las diferentes etapas por las que va a atravesar la empresa a lo largo del próximo período, clasificando los gastos de manera que sea más fácil visualizar cuánto dinero va destinado a cada partida. Por ejemplo, se pueden clasificar por rentas, servicios, gastos administrativos, materias primas, promoción, etc.
Dentro de cada uno de los gastos, tendremos que ver cuáles son los que más podrían desviarse de la estimación inicial, sobre todo aquellos debidos a situaciones externas a nuestra empresa como por ejemplo, el gasto en compras de materias primas que pueden depender de la variación de los precios del petróleo o los gastos financieros que pueden depender de la variación de los tipos de interés. En estas situaciones, lo mejor puede ser no elaborar solo un presupuesto, si no varios que reflejen los diferentes escenarios posibles.
En colación con lo anterior, lo mejor puede ser destinar un fondo de contingencia para situaciones inesperadas o gastos inesperados. Si nuestro presupuesto contempla la posibilidad de que se produzcan estos gastos, estos eventos inevitables no terminarán con nuestra empresa.
En cuanto a los ingresos, la estimación no es en absoluto sencilla. Los ingresos por ventas pueden ser muy diferentes en función de la demanda en cada momento. En este caso, lo mejor puede ser elaborar un histórico de los ingresos percibidos en anteriores períodos y comparar la evolución para estimar los ingresos que se van a conseguir en el nuevo período. Es importante tener en cuenta que muchos gastos dependen de la evolución de estos ingresos, lo cual debe quedar debidamente reflejado en el presupuesto.
En Pymes y Autónomos | ¿Por qué es importante la elaboración de un presupuesto periódico? Imagen | Jonathan Rubio