Vamos a intentar ofrecer una breve guía sobre cómo elegir el sistema de impresión y equipo adecuado para cada tipo de empresa en función de su tamaño. Vamos a partir de unas necesidades de impresión estándar, para imprimir facturas, proyectos, etc. Y hacerlo con una calidad media, de manera que un documento de texto tendrá una calidad buena, pero por ejemplo, las imágenes no tendrán una calidad fotográfica. Pero dependiendo del tipo de empresa, también deberemos tener en cuenta si necesitamos documentos más profesionales, y con una calidad mayor, para mostrárselos a los clientes por ejemplo.
Autónomos o micropymes, impresoras multifunción de inyección de tinta
Los autónomos y las micropymes, empresas de menos de 10 trabajadores, que no tengan un gran volumen de facturación pueden elegir entre la gama media-baja de las impresoras disponibles en el mercado si únicamente necesitan imprimir facturas o recibos; y una gama media-alta, si sus necesidades de impresión implican comunicación y trato con los clientes. Siempre que el volumen de impresión mensual no sea muy alto recomendamos impresoras multifunción de inyección de tinta, como la gama HP Officejet Pro, que nos ofrece gran calidad y velocidad láser a un menor precio.
En este sentido debemos tener en cuenta la capacidad de los cartuchos. No todos los cartuchos de tinta tienen la misma capacidad. Por lo general el fabricante nos dará una estimación de la duración del cartucho por lo que podremos ver si estamos o no dentro del rango que nos interesa. También existen cartuchos de alta capacidad cuyos costes de impresión son más económicos y se acercan al coste por página del tóner, como los cartuchos HP XL o los HP Combo packs.
Una impresora multifunción nos permitirá tener varios periféricos integrados, ya que por lo general incluyen escáner, fotocopiadora y en algunos casos fax, que siempre viene bien tener a mano. Además no suelen ocupar gran tamaño y la mayoría de ellas vienen ahora con funcionalidad WiFi por lo que podemos ubicarlas allí donde consideremos más conveniente sin estar atados a la conexión Pc-impresora. HP por ejemplo nos ofrece escaneado directo al correo electrónico, tecnología ePrint y AirPrint (compatible con los dispositivos de Apple) para enviar los documentos directamente a la impresora sin necesidad de PCs.
Pymes mayores de 10 usuarios, impresoras láser con tóner
Un ejemplo sería el departamento de facturación, que va a sacar las facturas que se deben enviar por correo a los clientes a los que se presta un servicio. Una tirada de impresión puede suponer doscientas o trescientas facturas, por lo que la impresora estará ocupada durante un periodo de tiempo prolongado. En estos casos, con este tipo de tiradas largas, no conviene añadir muchos usuarios a dicha impresora, ya que si necesitan imprimir el trabajo se quedará en cola hasta que acabe el ya lanzado y al final se resiente la productividad.
Usos concretos, las impresoras matriciales
Por último encontramos las impresoras matriciales que cada vez se ven menos. Por lo general se usan para imprimir en empresas que tienen necesidades concretas, como puede ser una entidad financiera, que debe actualizar libretas bancarias o empresas que van a imprimir sobre un formulario que por lo general se encarga a una imprenta. Cada vez se ven menos, pero todavía son bastante frecuentes en muchas empresas.
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