Otros factores que pueden intervenir a la hora de decidirse a gestionar un negocio como empresario individual o como sociedad limitada, son los aspectos contables y las implicaciones y obligaciones que, en uno u otro caso, vamos a tener a este respecto.
Desde el punto de vista del empresario individual, la normativa no exige una contabilidad oficial de la actividad, sólo son necesarios el libro-registro de ingresos y gastos y el de bienes de inversión. Con este sistema, sólo es necesario el control de las facturas emitidas y de las recibidas, así como del inmobilizado necesario para el desarrollo de la actividad empresarial, sobre el que se aplicarán las amortizaciones correspondientes.
En lo que respecta a las sociedades mercantiles, sí es obligatoria la contabilidad oficial. Eso nos obliga a la anotación y el control de todos los movimientos que se llevan a cabo en el desarrollo del negocio.
Es necesario hacer constar que, como entidad jurídicamente independiente, los bienes, los derechos y las obligaciones de la sociedad son, exclusivamente, de ella. Esto significa que no puede haber ningún tipo de movimiento entre la sociedad y sus socios que no esté justificado y que no atienda a criterios puramente mercantiles.
Uno de los errores principales que comenten los empresarios, con respecto a la relación con sus empresas, es considerar que la caja, el banco o, en general, los bienes de la empresa son del empresario y eso no es así. El empresario no puede disponer, libremente, del dinero de la empresa para sus temas personales, y toda transferencia de recursos de uno al otro, debe estar perfectamente documentado y justificado.
Además hay que tener en cuenta que las sociedades han de registrar anualmente, en el Registro Mercantil, los libros contables y las cuentas anuales. La contabilidad de las sociedades ha de hacerse pública y cualqier persona puede acceder al Registro Mercantil y consultar todos sus movimientos contables.
La contabilidad oficial de cualquier sociedad limitada obliga a registrar y documentar las facturas recibidas y emitidas, los bienes de inversión de la sociedad, las amortizaciones, los cobros y pagos y la conciliación bancaria, las dotaciones, etc.
El hecho de decidirse por una sociedad limitada nos obliga a un control y un registro contable exhaustivo, mientras que, en el caso de los empresarios individuales, el nivel de exigencia es menor.
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