Desde el mismo momento en que nos damos de alta y creamos nuestra primera empresa, cae sobre nosotros, sin ser del todo conscientes, una oleada de obligaciones que nos perseguirán durante toda la vida de nuestro negocio, y que debemos poner en manos de expertos en caso de no dominarlas.
El desconocimiento de la Ley no exime a ningún ciudadano de su cumplimiento. Por esta razón, es importante conocer toda la normativa básica que no podrás evitar al crear tu empresa, con el fin de evitar problemas futuros que puedan suponer sanciones por parte de la Administración.
Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y Seguridad Social
El Impuesto de la Renta de las Personas Físicas y la Seguridad Social son dos de las normativas que tendremos que cumplir en el día a día de nuestra empresa de forma obligatoria. El IRPF afecta a nuestras facturas, nuestros gastos deducibles o nuestras cuentas trimestrales, entre otras cosas. A través de la página de la Agencia Tributaria, podemos encontrar una buena recopilación de todas ellas.
En relación a la Seguridad Social, hay que tener en cuenta tanto el Régimen Especial Trabajadores Autónomos (RETA), como las bases de cotización o los contratos de trabajo de nuestros empleados. Para ello, no es necesario dominar toda la normativa sobre la Seguridad Social, ni mucho menos; basta con conocer qué regula y cómo localizar la información que necesitamos, para lo que resulta muy útil la Guía laboral de la propia Seguridad Social.
Reglamento de facturación y usos de un programa de facturación online
Una de las primeras obligaciones legales a las que se enfrenta el autónomo es la de emitir o recibir facturas. En muchas ocasiones, no tenemos claro si se han emitido de la forma correcta, por lo que es conveniente tenerlo todo centralizado en un programa de contabilidad para autónomos. En cualquier caso, todos los trabajadores autónomos están obligados a cumplir el Reglamento de facturación.
Este reglamento, aparte de recoger cuándo estamos obligados a emitir facturas o durante cuánto tiempo debemos conservarlas, responde a la duda habitual de qué contenido debe contener una factura, algo que clarifica en el artículo 6:
- Número de la factura
- La fecha de su expedición
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones
- Número de Identificación Fiscal
- Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones
- Descripción o concepto de la operación por la que se emite la factura.
- Impuestos así como anotaciones explicativas en los casos de exención de los mismos
- Importes totales
Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI)
Cuando el autónomo decide tener su propia página web o realiza campañas mediante correo electrónico, debe saber que éstos son servicios relacionados con Internet, por lo que está a obligado a cumplir la LSSI.
Esta ley es de aplicación cuando se realiza una actividad económica o lucrativa (quedan fuera asociaciones u ONGs) a través de Internet. Entre ellas, se incluyen:
- Comercio electrónico
- Contratación en línea
- Información y publicidad
- Servicios de intermediación
Por ejemplo, al crear la web de nuestra empresa, ésta debe contener un “Aviso Legal” que incluya los datos de identificación empresarial, con el fin de poder identificar a su dueño, así como todos aquellos aspectos legales que deba conocer el usuario al navegar o contratar en nuestra web (incluido un aviso de las cookies utilizadas).
Si, además, vamos a enviar publicidad de nuestra empresa por correo electrónico, debemos tener en cuenta que la persona receptora de esta información debe haber dado su consentimiento expreso para este envío.
En este caso, se permite la excepción de poder enviar información a personas con los que exista una relación contractual previa, es decir, a nuestros clientes. A estos les podremos enviar publicidad sobre productos o servicios similares a los ques le hayamos vendido, siempre y cuando expliquemos en todos los casos cómo pueden renunciar a que les sigamos enviando este tipo de mensajes.
Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
Desde que el autónomo comienza su actividad profesional, debe tener siempre presente la obligación de cumplir la normativa de Prevención de Riesgo Laborales; si bien el nivel de sus obligaciones viene determinado, entre otras cosas, por el hecho de tener o no empleados.
Para conocer esta Ley, podemos acudir al Servicio público gratuito de asesoramiento en prevención de riesgos laborales, adscrito al Ministerio de Empleo y Seguridad Social, llamado Prevención10. Este servicio permite a aquellos autónomos que tengan menos de 10 empleados autogestionar la prevención en su empresa a través de una serie de cuestionarios que sirven para realizar la evaluación y la planificación de PRL.
Del mismo modo, y con independencia de que seamos nosotros mismos quienes gestionemos la PRL, estamos obligados a contratar con una mutua para cada empleado el servicio vigilancia de la salud para hacerse la revisión anual.
Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)
Todas las empresas manejan datos de carácter personal, ya sea de los clientes, proveedores o empleados, o simplemente porque manejamos una cámara de seguridad; en este sentido, estamos obligados a cumplir esta Ley, para la que existe una página oficial de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Existen distintos niveles de datos que se pueden almacaner. En función de su importancia, hay que tener en cuenta cuál es el tratamiento que se debe realizar, así como las sanciones a las que nos enfrentamos según la gravedad del incumplimiento:
- Nivel Alto: son los datos de ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud, vida sexual o derivados de actos de violencia de género.
- Nivel Medio: son datos relativos a la comisión de infracciones administrativas o penales, solvencia patrimonial y crédito, servicios financieros, mutuas de accidentes de trabajo o enfermedades profesionales de la Seguridad Social.
- Nivel Básico: son los de carácter personal, tales como el número de DNI o todos aquellos de contacto.
Para poder cumplir con esta Ley, lo habitual es tener que realizar varias cosas: tener la autorización de aquellas personas de las que guardemos datos para su tratamiento; inscribir los distintos ficheros de clientes, proveedores, trabajadores, etc, en la AEPD; y dominar el tratamiento que debemos dar a dichos datos, sobre todo en su almacenamiento, seguridad y control, ya sea en papel o en digital.
Además de todas estas obligaciones, será necesario completar el modelo 036 de alta censal de empresarios, profesionales y retenedores, así como la liquidación trimestral de IVA. Todos los trámites mencionados serán de obligado cumplimiento si queremos abrir nuestra empresa. Foto | Flickr
