La planificación de recursos empresariales (ERP por sus siglas en inglés), es el software informático que integra todas las áreas de la empresa. Cuando una empresa tiene un tamaño medio / grande, el control integral sobre todos sus procesos y el control de flujos de información entre todos sus departamentos, es una prioridad para mejorar su competitividad en todos los aspectos.
Un EPR es una inversión de larga duración y de un coste a corto plazo importante que se recupera con creces a medio y largo plazo. Dado que esta inversión es un pilar fundamental dentro de la empresa, hay que tener muy claros cuáles son los principales puntos a tener en cuenta para seleccionar el ERP adecuado en nuestra empresa, dentro de las diferentes ofertas que ofrece el mercado.
Requerimientos funcionales y técnicos para implantar un ERP
Antes de comenzar con la implantación de un ERP debemos realizar un test de situación de los sistemas informáticos de nuestra empresa, tanto a nivel de hardware como de software. Es muy probable que la implantación de un ERP requiera montar un sistema de hardware adicional si nuestra empresa no opera por ejemplo con un servidor propio para los puestos informáticos de la empresa.
El segundo punto es cotejar la relación del software que usamos actualmente, aquel que podrá seguir siendo compatible e integrado en el ERP, el software que será sustituido y el procedimiento de migración de la información completa desde los softwares que sustituimos o abandonamos en el procedimiento de implementación del ERP. Este esquema es básico puesto que nos va a servir para marcar la hoja de ruta de integración e implementación y necesitamos conocer de antemano si nuestro futuro ERP integra todas las áreas funcionales de la empresa.
El ERP que seleccionemos tiene que ser un sistema flexible y tiene que permitir simplificar y agilizar todos nuestros procesos habituales. Por ejemplo, si mi empresa envía y recibe muchos faxes, el ERP debería ser capaz de recibir dichos faxes en formato digitalizado y debería ser capaz de asignarlos con facilidad a las comunicaciones con los diferentes clientes y proveedores.
Plazos de implementación y confianza en el consultor que lo realiza
El éxito de un ERP en la empresa se encuentra en gran medida en la capacidad que tienen los consultores encargados de su implementación en la resolución de los problemas y simplificación de los procesos a los que se enfrenta la empresa y que va a mejorar con el ERP. Contar con un equipo capaz de resolver todas aquellas cuestiones necesarias en aspectos de configuración, integración de las diferentes unidades de negocio y formar al equipo empresarial es fundamental.
El ERP es el sistema nervioso de la empresa y una vez que nos decidimos a integrarlo en nuestra organización, necesitamos un calendario completo de dicho procedimiento de integración y que se cumpla por parte de todos los implicados. La asistencia a las sesiones formativas por parte de toda la empresa, el cumplimiento de plazos de nuestro proveedor con las diferentes fases de implementación y el cumplimiento en los plazos para la migración de datos, son aspectos que no admiten demora si queremos arrancar con nuestro ERP correctamente.
El coste total del ERP, vigilemos los costes ocultos
El presupuesto de implementación de un ERP tiene que contemplar el coste total de la propiedad del sistema, desde la inversión inicial en la licencia, el coste de implantación, el coste de consultoría y los costes asociados a la formación, como los costes futuros, que son el mantenimiento de los sistemas, aspectos de gestión en copias de seguridad y las previsiones de actualizaciones y mejoras futuras en el sistema.
Por sistema, hay que tener todos estos puntos muy claros antes de arrancar la implementación del ERP para evitar encontrarnos con sorpresas desagradables y porque debemos conocer de antemano el desembolso previo de la inversión que vamos a realizar sin tener costes ocultos. Si seguimos todas estas claves, conseguiremos implementar un ERP con éxito en nuestra empresa y seremos capaces de recuperar con creces la inversión realizada a medio y largo plazo.
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