Trabajar en verano con la jornada continua es un reto. Para muchos supone un cambio de horario que les obliga a un cambio de hábitos a la hora de llegar al despacho. En muchos casos también se reducen el número de horas que se trabajan, haciendo una menos, pero no necesariamente tiene que mermar el número de tareas. Por eso vamos a ver 7 hábitos que destrozan tu productividad en verano con la jornada intensiva.
Al no tener que quedarse por la tarde supone que tenemos menos horas para trabajar. Además el presentismo durante esta época del año no está tan bien visto. Se supone que tenemos menos trabajo, incluso cuando parte de nuestro departamento está de vacaciones, por lo que tendríamos que terminar a nuestra hora e irnos a casa. Es entonces cuando aquellos que no tienen buenos hábitos de trabajo pueden sufrir más.
No empezar el día con el correo electrónico, redes sociales, periódico, etc.
Una de las cosas en las que es muy fácil dejarse llevar es llegar a nuestro puesto de trabajo encender el ordenador y los programas e ir a por un café mientras todo se pone en marcha. Después se accede al periódico o se revisan redes sociales mientras se acaba el café.
En el mejor de los casos se ha revisado el correo electrónico nuevo que hemos recibido desde el día anterior. En todos los casos se trata de ladrones de tiempo, donde a poco que no nos hayamos dado cuenta vamos a malgastar muchas más horas de las que nos habría gustado. Por experiencia sabemos que no son cinco minutos.
Además no merece la pena malgastar la energía de las primeras horas del día, donde tenemos la mente más despierta en este tipo de tareas que van ocupando nuestros pensamientos, en lugar de llegar y ponerse a trabajar directamente en las tareas previstas. Claro que esto requiere un trabajo previo que hemos hecho el día anterior.
Planificar y priorizar
Es necesario antes de abandonar nuestro puesto de trabajo tener claro con qué vamos a empezar al día siguiente. No se trata de tener en la mente todo lo que vamos a hacer, pero si las dos o tres primeras tareas para sentarnos y ponernos directamente a ello. Una vez finalizadas podemos repasar por si ha entrado alguna tarea nueva.
Pensar que podemos acordarnos de todo es un error. Nuestro trabajo implica recordar una gran cantidad de datos, fechas, teléfonos, etc. No tenemos que mantener nuestra mente ocupada en estas cuestiones, sino más bien lo contrario. Es necesario anotarlas para que no se pierdan y liberar nuestra mente de esta carga para poder concentrarnos mejor en la tarea que tenemos delante.
Por último a la hora de priorizar las tareas hay que tener en cuenta la ley de Pareto, que nos indica que el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos. Hay que identificar que tareas son las importantes y con las que conseguiremos el 80% de los resultados. En este sentido también conviene distinguir entre grandes tareas y pequeñas. Muchas veces tenemos la sensación de que si hemos eliminado de la lista de pendientes muchas pequeñas cosas hemos avanzado mucho, aunque sea justo lo contrario.
A veces es más interesante empezar por una tarea difícil, aunque no vayamos a concluirla, que acabar muchas cortas y fáciles. Es una forma de procrastinar que muchas veces no tenemos en cuenta. Para ello es fundamental saber dividir una gran tarea en otras más pequeñas, de forma que aunque no se termine si se ha conseguido un avance sustancial en la misma.
Limitar el número de reuniones
En muchas empresas existe un síndrome de la reunión. Se programan muchas, se alargan mucho más de lo necesario y no se establece ni un orden del día claro ni se extraen conclusiones. En otras no se realizan este tipo de reuniones nunca. Lo ideal es que sean cortas, limitadas y con un objetivo claro. En verano suelen alargarse menos, por eso de que todo el mundo quiere salir a su hora para aprovechar la tarde libre.
Aceptar trabajos y tareas sin saber para cuándo
Este es un aspecto básico, tanto si trabajamos por nuestra cuenta como si estamos en una empresa. Tenemos que aceptar un trabajo con un plazo para poder hacer una previsión de tiempo y tareas pendientes. En caso de no poder entregar a tiempo siempre podemos decir que no, o al menos informar en nuestra empresa de lo que tenemos pendiente y lo que supone aceptar dicha tarea.
No siempre podemos decir que no, especialmente si estamos en una empresa, pero al menos nuestros responsables quedan informados de la dificultad que supone para nosotros acabarla a tiempo o reorganizar y asignar otras que tenemos en nuestra bandeja a otros compañeros para poder tener margen sacar adelante el trabajo.
Dar prioridad a lo último que te piden
La tarea que acaban de asignarte no es la más urgente
En este aspecto es habitual muchas veces que lo último que nos piden parezca lo más urgente. Es un error nuestro, nos comunican lo que tenemos que hacer, lo vemos factible y nos ponemos a ello para quitárnoslo de encima cuanto antes. Pero lo cierto es que si tenemos otros temas esperando no debemos dar prioridad a lo último que entra.
No realizar descansos
A medida que pasa el día nos cuesta más concentrarnos. En la jornada habitual tenemos más interiorizados los descansos, una pequeña pausa para el desayuno y luego la comida. Pero en la jornada intensiva tenemos menos tiempo. Es importante dedicar este tiempo, aunque sea breve a una actividad que no tenga nada que ver con nuestro trabajo.
Lo ideal es levantarse del puesto, estirar las piernas o salir a la calle. Es fundamental saber despejar nuestra mente, ocuparla con cuestiones ajenas al trabajo para que cuando retomemos nuestra actividad seamos capaces de volver a concentrarnos rápidamente.
Pensar que solucionar una urgencia supone un avance en nuestro trabajo pendiente
Por último un aspecto en el que tenemos que pensar es que muchas veces no avanzamos en nuestro trabajo debido a las urgencias que surgen. Esto nos ocupa una gran parte del tiempo, nos obliga a dedicar nuestro esfuerzo a solucionar algo que ya funcionaba, pero que no supone un avance en nuestro trabajo acumulado. Si ocurre muy a menudo simplemente nos encontraremos cada vez con más retraso.
Estos hábitos los tenemos durante todo el año, pero lo cierto es que no tienen tanta incidencia, ya que se suele alargar más la jornada a cambio y la productividad tiene menos importancia. En la jornada intensiva de verano, cuando hasta el jefe se va a casa a la hora prevista está peor visto quedarse en la oficina y es necesario mejorar nuestra productividad para hacerlo a tiempo.
En Pymes y Autónomos | La productividad en la empresa empieza por uno mismo
Imagen | startupstockphotos.com | Tim Gouw