Dentro del repaso que estamos haciendo a las aplicaciones informáticas que cambiaron la empresa no podíamos pasar por alto el paquete ofimático. Aunque en el inicio de la llegada de los ordenadores a las empresas no era un paquete como tal y procesadores de texto, hojas de cálculo o bases de datos se vendían por separado.
Era la época en la que Microsoft Office daba sus primeros pasos y tenía que competir con líderes en el mercado de la empresa como WordPerfect o Lotus 1-2-3. La llegada del duo Windows y Office es lo que muchas empresas, sobre todo las más recientes, han llegado a conocer. Pero supuso un cambio sustancial en la manera de trabajar de muchos departamentos.
Con margen de error
En el campo del procesador de textos se empiezan a ver varios cambios. Trabajar con plantillas guardadas significa un ahorro de tiempo considerable. Antes de la llegada de los equipos informáticos también se podían realizar, pero significaba tener formularios impresos y rellenarlos a mano o a máquina, algo bastante más engorroso.
Sobre todo la gran ventaja de la llegada de la informática a las empresas es que tenemos margen de error en la redacción de los documentos. Se elaboran, se pasan a revisión y lo que es susceptible de cambiarse se puede hacer casi al instante. Las mejoras productivas son enormes para las empresas en este aspecto. Sólo por esta cuestión muchas empresas comienzan a introducir un ordenador en sus organizaciones.
Un alivio para los departamentos de cotabilidad
También la hoja de cálculo supone un antes y un después en la empresa. Sobre todo en el caso de los departamentos de contabilidad. Aunque en muchos casos estas máquinas fueron vistas con recelo, puesto que el avance podría significar que se necesitaba menos personal para realizar el mismo trabajo, la cuestión fue otra.
La empresa puede permitirse un crecimiento gracias a la mejora en la gestión de distintos aspectos de la empresa que podíamos resolver mejor con los programas ofimáticos. Además se abren un nuevo modelo de gestión con los clientes. Las nuevas herramientas nos permiten gestionar un mayor número de clientes de manera más efectiva.
Las bases de datos, que antes eran inmensos ficheros manuales, ahora se vuelven mucho más ágiles. Y esto aunque Access nunca haya sido una base de datos recomendada para grandes volúmenes de datos, pero sin embargo ha sido muy utilizada para resolver distintos aspectos, sobre todo en las pymes más pequeñas, donde he visto auténticas maravillas hechas con ella.
Conclusión
Sólo imaginaros como sería vuestra empresa si no tuviéramos un procesador de textos a mano o una hoja de cálculo. Es un claro ejemplo de como una buena inversión tecnológica nos puede llevar a desarrollar nuevos modelos de negocio, de manara que conseguimos amortizar la inversión realizada con una mejora de los ingresos obtenida.
Claro que otras veces la fiebre tecnológica ha hecho dilapidar recursos de la empresa por modas, que al final no ha resultado como se esperaba. Como siempre, es necesario analizar muy bien si la inversión se va a compensar con una mejora de productividad y comprobar todos los costes asociados con la misma.
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