El tiempo es un activo muy importante para un autónomo. Además de tener que realizar las tareas propias de su profesión, tiene que tratar con clientes, proveedores, otras empresas con las que tiene que coordinarse, etc. Muchas de estas comunicaciones se realizan a través del correo electrónico, lo que puede hacer que el número de mensajes recibido crezca mucho. Por eso vamos a ver cómo pueden los autónomos mantener bajo control el correo electrónico.
Más que hablar de la forma que tenemos de organizarnos, las carpetas, de crear filtros para que los mensajes entrantes vayan directamente a la carpeta que tenemos asignada, vamos a intentar dar consejos de buenas prácticas, de manera que podamos atender al correo electrónico de forma eficaz, sin que estemos más tiempo del que sea estrictamente necesario.
Correos importantes, informativos y basura
Lo primero que necesitamos es separar el grano de la paja. Tal vez hemos pasado de tener un volumen de cuatro a cinco correos diarios a manejar cincuenta, lo que hace que muchas veces no sepamos asignar la prioridad adecuada. Por definición, un correo electrónico no debe ser urgente, ya que estas urgencias se suelen tratar por teléfono. Si dejamos lo que estamos haciendo para contestar un correo, le estamos dando una importancia, tanto al canal como al remitente, que muchas veces no tienen.
Por eso debemos saber distinguir entre:
- Correos importantes, que tenemos que atacarlos de inmediato y que reclaman nuestra intervención lo antes posible.
- Los correos informativos que nos van a aportar datos sobre un proyecto, sobre un trabajo que estamos realizando, pero que no requieren de nosotros más que una confirmación de lectura, ya sea que vengan con esta opción marcado o porque podamos responder con una escueta respuesta.
- Los correos basura si hemos tenido la mala idea de mezclar vida personal y profesional en una misma cuenta, lo que puede ser bastante molesto, estar agobiado por la falta de tiempo y recibir correos de chistes, powerpoints de gatitos, etc. Si nos suscribimos a servicios, boletines, etc. mejor hacerlo con una cuenta secundaria.
Convierte correos en tareas
Responde sólo los correos que tardarás en hacerlo menos de dos minutos
Una vez que hemos separado el grano de la paja, tenemos que ir atacando los correos. Aquí diferenciaría dos tipos de correos, los que podemos solucionar en menos de dos minutos, y los que tenemos que realizar alguna acción. Los primeros lo mejor es ir respondiendo y gestionando de forma rápida.
Cuando un correo nos va a suponer más de dos minutos, por ejemplo, tenemos que preparar una documentación, archivos adjuntos para remitir, etc. lo mejor es convertir el correo electrónico en una tarea, si estamos trabajando con listas de tareas o simplemente si tenemos una carpeta de tareas pendientes en la bandeja de entrada. En algunos casos igualmente se requerirá una respuesta breve para avisar que estamos preparando lo que nos han solicitado.
Gestión desde el móvil
Aprovecha para responder de forma rápida desde el móvil
Los smartphones han ayudado mucho a los autónomos a derivar parte de su tiempo de la llamada directa al correo electrónico o mensajería instantánea. Aquí tenemos varios hándicap. En primer lugar, en muchas ocasiones respondemos de forma muy breve desde el teléfono móvil, por lo que nos puede ser de gran utilidad para limpiar los correos de menos de dos minutos o los informativos, que son más de lectura que de tener que contestar con largas explicaciones.
También tenemos un peligro con los correos que se convierten en tareas, los respondemos y se quedan marcados como leídos, muchas veces no tenemos la capacidad de añadirlos como tareas pendientes desde el móvil y corremos el riesgo de que se pasen por alto entre todos los recibidos en la bandeja de entrada.
Sobre todo en determinados sectores el volumen de correo electrónico asociado a un proyecto a un cliente, etc. puede ser significativamente muy alto. Si no sabemos gestionar bien el correo acabamos por estar más tiempo contestando mensajes que trabajando en lo que nos piden los clientes con estos correos.
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