Vemos hoy, cinco consejos para proteger los documentos importantes de tu empresa, y no me refiero solamente a mantenerlos a salvo de miradas indiscretas, también hay que estar preparado para los estragos de la naturaleza que a veces puede resultar ser una tarea algo complicada.
Verdaderamente y lo que es muy importante, es dónde los tienes, debes tenerlos en un lugar en el que siempre sepas buscarlos. Tienes que localizar todos estos documentos vitales, de una forma rápida cada vez que los necesites.
Está claro, que si haces uso de varios tipos de plataformas de almacenamiento en la nube también mantendrás tus documentos fácilmente accesibles y organizados. Debes de proteger los activos importantes de tu empresa en papel y digitales en una nube pública fuera de tus instalaciones en sitios como Google Drive, Dropbox, etc.
Buenas prácticas sobre la protección de los documentos importantes de empresa
- Copias por duplicado: debes de realizar copias de todos los documentos importantes, por ejemplo, certificados de nacimiento, tarjetas de seguridad social, pólizas de seguro, pasaportes, registros médicos, documentos de confianza, certificados de nacimiento y defunción, documentos legales y financieros, así como títulos, escrituras, licencias, declaraciones de impuestos y certificados de bonos y acciones entre otros.
- Sobre la localización: mis carpetas más importantes con documentos, son de un color único, de esta forma siempre me doy cuenta fácilmente de cuales son los vitales. Sobre esto también te puedo sugerir, que elijas algo que destaque del "desorden". Debes de encontrar un recipiente o lugar para guardar todos tus documentos de empresa más importantes. No tienen porqué ser caros o sofisticados, puede ser un simple contenedor de archivos.
- Sobre el almacenamiento en tus instalaciones: si te preocupa mantener a tus empleados sin acceso a los documentos, la forma más barata y fácil es tan simple como poner un candado en el armario, cajón o archivador en la que los has almacenado. Aquí no deberías de tener demasiados problemas, dispones de muchas opciones que puedes usar para mantener tus documentos seguros en tus instalaciones.
- Sobre el eterno papel: no guardes los documentos en papel en un lugar visible donde pueda confundirse con otros objetos de valor. También debes de sopesar para disponer de una mayor protección, usar un seguro contra incendios para proteger los documentos en papel de eventos imprevistos. Debes de mantenerlos seguros, mantén tu archivo de documentos importantes en papel en un lugar seguro, y recuerda mantenerlos separados de tus archivos normales que usas a diario.
- Guardando registros de las computadoras: puedes guardar estos registros con un informe de cada sistema a una plataforma de almacenamiento en la nube, como Google Drive, ya que gracias a estos registros "logs" obtendrás detalles que te ayudarán a identificar fallos en tus equipos. Debes de usar un servicio de almacenamiento en línea para proteger todos los documentos importantes mediante la creación de una carpeta de emergencia y generar como digo un informe del sistema.
Conclusión
La tarea de mantener los documentos de empresa a salvo de otros, puede que te lleve un poco de planificación, y tiempo, aunque te aseguro que con la correcta planificación y quizás una mínima inversión, puedes estar algo más tranquilo sabiendo que tus documentos se encuentran tan seguros como se puede.
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