Cinco consejos y buenas practicas para organizar tu pequeña empresa

Tienes que mantener tu oficina debidamente organizada, debes de mantener un ambiente positivo, ordenado y bien estructurado. Para ayudarte a conseguirlo, veremos hoy cinco consejos y buenas practicas para organizar tu pequeña empresa y de esta forma sustituir el caos por el orden. La organización de tu oficina es un reto para tu pequeña empresa, esto es debido a que tiendes a canalizar la mayoría de tus recursos en el trabajo productivo que es el que genera directamente los ingresos en lugar de estas funciones auxiliares.

Si eres una persona que vas a iniciar tu recorrido profesional de negocios o ya eres un gerente con experiencia, debes de saber que esta cuestión, es un punto clave más que aún tienes que considerar. Debes de adquirir los conocimientos prácticos y utilizables para organizar tu pequeña empresa ya se trate de una empresa individual, en tu propia casa, con o sin empleados, que funciona principalmente en línea o fuera de línea, o cualquier otro tipo de combinación.

Veamos, si te pueden enviar por correo electrónico una pregunta en 15 segundos, ¿Por qué no puedes responderla a la misma velocidad? Si no lo haces, seguramente tus clientes se pasen a tu competencia, ya que no sólo tienes que organizarte más, si no que la tarea de organizarte va aumentando constantemente. Digo esto, ya que las computadoras, los teléfonos inteligentes, las máquinas de fax, y los servicios en línea te permiten y te exigen a día de hoy hacer más que nunca.

Lo que tienes que poner en practica

• La limpieza en tus oficinas: para empezar, puedes reciclar los aparatos electrónicos que no funcionen y que seguramente tengas guardado en un armario. Elimina todos los mensajes de voz antiguos y ya leídos, dona todo lo que no necesites o uses, mantén los conceptos básicos y cualquier cosa que utilizaras el año pasado, el resto no. Debes de mantener limpias tus oficinas, aunque no te moleste un poco de polvo y desorden, recuerda que demasiado desorden puede aumentarte el estrés diario. Todo este caos, existe porque piensas que todo es importante, no te engañes y tira todo lo que este obsoleto, que ya no sea relevante o este duplicado innecesariamente.

• Externalizando y delegando: ya sabemos que el mundo no es perfecto, desgraciadamente la realidad es que hay mucha gente que está haciendo cosas de las cuales no tienen el talento ni el tiempo necesario para hacerlo bien. Si este mundo que vivimos fuese perfecto, todos estarían haciendo correctamente todas sus tareas sin problemas de tiempo ni organización. Con esto te quiero decir, que no intentes llevar a cabo absolutamente todas las funciones y tareas en tu empresa, aprende a delegar en otros y externaliza, por ejemplo, con un asistente virtual.

• Estableciendo horarios: para evitar el desgaste y promover un ambiente de trabajo saneado, debes de establecer en tu oficina horarios, en los que incluyas descansos programados, y que de esta forma todos los involucrados incluyendo a los trabajadores y los clientes sepan cuando pueden llegar, descansar y cuando se pueden ir y venir. Gracias a esta estructura, conseguirás que sea más fácil y más previsible el trabajo en tu pequeña empresa.

• Tienes que utilizar la inmensidad de herramientas que afortunadamente tenemos a nuestra disposicion para estos fines.

  Haciendo uso de herramientas útiles: en tu oficina, si dispones de herramientas para usarlas en tu beneficio, date un rápido aprendizaje de su funcionamiento y aprende cómo pueden ayudarte para mejorar tu organización. Muchas personas se inclinan por comprar sus propios dispositivos personales de organización, como las agendas electrónicas para ayudarse a controlar su día por completo, incluso fuera del trabajo. Este tipo de herramientas, como las agendas electrónicas están diseñadas para ayudarte a las a mantenerte organizado y administrar tu tiempo mejor.

• Lo importante a mano: por ejemplo, puedes colocar un soporte de archivos en tu escritorio para de esta forma mantener ordenados y almacenados los archivos de tus proyectos actuales. Debes de mantener siempre tus herramientas más importantes cerca de ti. Puedes poner una estantería al lado o detrás de tu escritorio para almacenar tu calendario, diccionarios, y cualquier otro libro que suelas usar frecuentemente.

Conclusión y plus

necesitaras algo de tiempo para aprender estos nuevos patrones en tu comportamiento. Aunque recuerda, que la recompensa de poner en practica estas buenas habilidades de organización, sin lugar a dudas serán altamente beneficiosas para tu empresa y para ti como persona. Te recuerdo, que en cualquier proceso de organización las cosas por lo general las sentirás peor antes de sentirte mejor. Gestionar este cambio es algo difícil, ya que el comportamiento humano no es como los programas informáticos que solemos usar, no se puede instalar, tiene que ser aprendida.

• Hazlo ahora.
• Se flexible.
• No permitas que tu negocio te lleve a ti.
• Organiza los procesos de negocio.
• Piensa financieramente.
• Prioriza y comunícate de manera eficiente.
• Administra tus documentos sin esfuerzo.
• Aprovecha las ventajas de la E-organización.
• Delega, delega funciones.
• Mantén la calma y la serenidad.

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