Una de las cuestiones que muchas empresas utilizan son los gestores de correo. Clientes de correo tipo Outlook o Thunderbird por citar algunos que descargan nuestro correo en el ordenador y nos permiten su lectura. A diferencia de estos clientes de correo de escritorio las aplicaciones webmail, como puede ser gmail nos permiten leer a través de una aplicación web nuestro correo. A algunos nos puede entrar la duda de utilizar clientes de correo o webmail, ¿qué es más productivo en la empresa?
Quizás los clientes de correo tienen hoy en día más fama de la que merecen. En el pasado cuando las líneas de comunicaciones eran de una capacidad mucho menor si era aconsejable mantener este tipo de clientes, que nos permitía redactar todos los correos que necesitáramos sin conexión y conectarnos sólo para enviar y recibir correos. Esto los hizo muy populares en las empresas pero la verdad es que hoy día dudo bastante de su utilidad.
Y más que nada porque han dejado de ser prácticos. Trabajar con un cliente de correo de escritorio me parece más ineficiente que hacerlo directamente con webmail. En una empresa que siempre está conectada, habilitar el acceso web al proveedor de correo de nuestra empresa será de lo más cómodo, útil y con la posibilidad de gestionar nuestro correo desde cualquier ubicación, no sólo desde la empresa.
Es cierto que ésto también lo podemos hacer con los clientes de correo, pero si tenemos la bandeja organizada en carpetas, favoritos, marcamos como importantes determinados mensajes y estamos trabajando a la vez con cliente de correo y webmail se pueden producir algunas incoherencias.
A la vez la diferencia entre local y la nube cada vez se va diluyendo más. Hay clientes de correo de escritorio que guardan libreta de contactos en la nube, por ejemplo, y de esta manera siempre tendremos nuestros contactos disponibles aunque no estemos en la oficina. La libreta de direcciones es una de las cuestiones que puede tener incoherencias si utilizamos los dos sistemas, ¿guardé el contacto en mi libreta local o en la global?
Personalmente creo que si sólo utilizamos el correo en el trabajo, mejor un cliente de correo de escritorio, que nos descargue el correo y si tenemos algún problema poder recuperar la información. Si esporádicamente consultamos el correo fuera de nuestro puesto de trabajo la opción de webmail para consultarlo es de lo más útil y cómoda, siempre con las debidas precauciones.
Por el contrario, si estamos todo el día de un lado para otro o en distintas ubicaciones mejor un cliente de correo webmail, que nos permita consultar el correo desde distintos dispositivos, y sobre todo, organizar nuestro correo en función del cliente webmail. Cada vez estoy más convencido de que se es más productivo con este tipo de gestión web, pero depende un poco del perfil de la empresa y del empleado.
Otra cuestión que debemos tener en cuenta es cuantas cuentas, y no es un trabalenguas, manejamos. Si utilizamos varias cuentas para distintos propósitos podemos ser más productivos configurándolas en nuestro cliente de correo de escritorio. De esta manera tenemos varias bandejas de entrada y contestamos los correos con una u otra dirección dependiendo de por dónde hayan entrado.
Como en todo no hay una solución universal, sino que cada empresa debe aplicar la más adecuada para su negocio conociendo pros y contras. Cada vez me inclino más por la opción de webmail, puesto que creo que el cliente de correo nos acaba generando más problemas de los que nos soluciona en muchos casos. Pero bueno, esto es sólo mi percepción particular.
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