Nuestros compañeros de Pymes y Autónomos nos cuentan que en respuesta a una consulta vinculante realizada a la Dirección General de Tributos, se admiten como válidas aquellas facturas emitidas o recibidas siempre que se hayan procesado mediante las soluciones de software (siete en total), homologadas por la Agencia Tributaria, que ofrezcen digitalización certificada.
¿Y que implicaciones tiene esta homologación? Pues que los ficheros resultantes de la digitalización (efectuada con este software, claro) de las facturas, documentos sustitutivos y cualquier otro documento, tienen carácter de original, por lo que una vez realizado este procedimiento podemos, a efectos tributarios, prescindir de los documentos físicos, ahorrándonos el espacio y el trabajo que supone mantener un archivo físico.
Si bien cuando hablamos de eliminar el papel a todos se nos vienen a la cabeza las ventajas de hacerlo, antes de ponernos a escanear toda nuestra documentación, es conveniente analizar con detenimiento varios aspectos:
- Necesidad de cambiar el método de gestión tradicional: deberíamos analizar si el espacio para nuestros archivos es un problema, si el volumen de facturas supera al de los recursos que podemos asignar para gestionarlas o si nos pasamos más tiempo archivando y buscando documentos que el que dedicamos a tareas más productivas.
- ¿Disponemos del equipamiento necesario?: ¿Tenemos ya algún hardware, algún escáner, que nos permita afrontar el proceso de digitalización con garantías? Hay que ver si tiene la capacidad necesaria de acuerdo a lo que vamos a necesitar. Las características adecuadas serían las de un escáner con conectividad de red, bandeja alimentadora de documentos y capacidad de distribuir los documentos digitalizados a través de nuestra red.
- Compatibilidad del software certificado con nuestro sistema de gestión: deberíamos comprobar si ambos productos se pueden integrar o complementarse, o bien si al menos pueden trabajar sin que se produzcan incompatibilidades entre ellos.
- ¿Podemos afrontar los cambios que se van a producir?: es necesario estudiar detenidamente cuáles son las modificaciones que vamos a tener que efectuar en nuestros procedimientos de gestión y si éstas se pueden llevar a cabo con facilidad. Debemos valorar si el tiempo que tenemos que emplear en el proceso de digitalización va a ser menor que el que empleamos actualmente archivando.
- Coste del cambio: cuánto nos va a costar el software (y el hardware si no disponemos de él) en comparación con los beneficios que vamos a obtener de esta inversión.
Si una vez analizadas estas cuestiones no encontramos ningún obstáculo (o ninguno insalvable), es el momento de lanzarse a por ello. Evidentemente, no a todas las empresas les va a resultar rentable gestionar su facturación de esta manera, pero un sistema de este tipo, implantado adecuadamente, trae consigo beneficios indudables.
Entre ellos, destacaría el acceso rápido y sencillo a la documentación (supongo que más de uno ha pasado sus buenos ratos buscando facturas mal archivadas) y las posibilidades de informatizar procesos que ofrece (flujos de trabajo para validación de facturas, envíos automatizados una vez generadas, etc.). Las ventajas van, en definitiva, mucho más allá del simple ahorro de papel.
Foto | Darknez
En Pymes y Autónomos | Adiós a la documentación en papel en las empresas