Uno de los aspectos en los que la pequeña empresa tiene una asignatura pendiente es la documentación de los sistemas de la información.No es un hecho exclusivo de este área de la empresa, sino que más bien está generalizado y dependemos de diversas personas claves para el funcionamiento de nuestro negocio.
Como en los demás, la ausencia de esta persona nos produce un bajón de la productividad, por lo general, ya que no existen procedimientos escritos y actualizados de cómo funcionan cada uno de los sistemas de la empresa y por qué están montados de determinada manera. Mientras todo funciona no pasa nada, pero cuando hay algún problema y toca solucionarlo no tenemos dónde acudir.
Se trata de tener documentado el funcionamiento de las comunicaciones y los sistemas. Una descripción general, qué equipos tenemos y cual es su función, etc. Además no está de más incluir en el documento el ámbito de dichos documentos, es decir, hasta cuando duran las licencias que tenemos contratados en los sistemas de antivirus, por ejemplo, o nuestro sistema de copia de seguridad.
Otra de las cuestiones que es también muy interesante documentar es la recuperación de errores. Empezando por los que más se hayan repetido, y pasando por los menos frecuentes. De esta manera tenemos un vademecum de problemas que alguna vez tuvimos y cómo se resolvieron. Si disponemos de una base de datos de incidencias será sencillo obtenerlo, pero sino siempre podemos tener un diario a modo de cuaderno de bitácora o un documento por cada equipo.
Si disponemos de nuestro propio servicio técnico es algo que reducirá el impacto de una sustitución o cambio de personal dentro del mismo. Si dependemos de empresas externas será básico para que el número de horas que tenemos contratadas a dichas empresas se reduzca al tener documentados los problemas que han afectado y tener un hilo del que poder tirar. Al final, en todo caso, supondrá un ahorro de dinero y recursos para la empresa.
En Tecnología Pyme | La frecuencia de actualización de procedimientos
Imagen | Thomas Claveirole