Cuando trabajamos con equipos en movilidad lo normal es poder coordinarse al inicio de la mañana con un breve encuentro donde se fija la agenda del día, se repasa la jornada del día anterior y se pone a todos los miembros del equipo alineados con la misma. Pero muchas veces este encuentro no es posible, no coinciden las agendas, etc. En estos casos podemos utilizar Dutyful, un sencillo servicio para coordinar equipos de trabajo desde el correo electrónico.
El servicio es muy sencillo de utilizar y está pensado para que al final de la jornada laboral respondamos en un correo electrónico, en unas breves líneas, contando que hemos hecho durante el día, algo que enviamos a Dutyful. Esto lo hará cada miembro del equipo. A la mañana siguiente, recibimos un correo con el resumen de la actividad de cada miembro del equipo. Muy sencillo y práctico a la vez.
La ventaja de este sistema es que no tenemos que aprender prácticamente nada, puesto que el correo electrónico es una herramienta que lleva años implantada en la empresa. Después, basta fijar unas pequeñas reglas para que todo el mundo sepa como tiene que reportar su actividad para que todo sea más fluido.
Dutyful es un servicio online que tiene un coste de 2,99€ por usuario y mes. Podemos conectarnos redactar y recibir los correos electrónicos que nos permitirán estar perfectamente coordinados desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Si no queremos pagar, siempre podemos centralizar el trabajo en una persona y hacer nuestro resumen de forma manual, aunque dudo que sea tan efectivo.
Más allá de la opción de mantener al equipo coordinado, Dutyful nos permitirá mantener un historial de actividades. Además nos permite definir cuando vamos a recibir el correo resumen y con qué periodicidad podemos programar el envío del resumen. Sobre todo para las empresas que tienen sus trabajadores distribuidos por zonas pero no necesitan un CRM podría ser una buena solución.
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