La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.
La factura electrónica está regulada por el Real Decreto 87/2005, y se puede definir como el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza el documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura papel.
A priori, son dos, las formas más utilizadas y fiables en el proceso de intercambio de éstos documentos que garantizan la autenticidad e integridad de los documentos:
- Firma electrónica
- Sistemas EDI.
No se exige imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente, simplemente, el emisor, conservará la copia o matriz (la Base de Datos) y el receptor, conservará el soporte informático junto con la validación de la firma electrónica.
Las ventajas de la factura electrónica son bastantes:
- Ahorro de costes: Eliminación gastos de papel, gastos de envío... Hay que tener en cuenta que existen estudios que evalúan en casi 2 euros el coste de gestión de una factura en papel.
- Mayor eficacia: Agiliza el proceso de gestión, soluciona las posibles discrepancias en menor tiempo, el tiempo en la gestión de cobro se reduce.
- Integración informatizada: Se puede integrar la factura en nuestros soportes informáticos, automaticamente sin necesidad de hacerlo manualmente (ahorro en costes).
Para la implantación de la factura electrónica necesitaremos una plataforma para generar dichas facturas, cuyo coste dependerá del grado de complejidad de la misma, ya que se puede realizar con los medios que tenemos, dígase desde excel, medios virtuales a través de web, las cuales nos pueden facturar por número de facturas emitidas. No obstante, la inmensa mayoría de software de gestión tienen habilitada la función de emitir facturas electrónicas.