Las empresas más pequeñas, las micropymes que tienen menos de diez trabajadores o los pequeños grupos de trabajadores autónomos muchas veces necesitan compartir archivos entre varios equipos y no encuentran la solución adecuada. Pero ¿qué alternativas tienen las empresas más pequeñas para compartir archivos?
Es una pregunta que me hacen mucho más de lo que sería habitual, puesto que debería ser un tema resuelto desde hace tiempo. Pero con la llegada del cloud son muchas las alternativas que tenemos disponibles, y no es el primer caso que me encuentro que para compartir archivos en la empresa utilizan un Dropbox, ni siquiera la versión Business, sólo porque les resulta más cómodo.
Cinco alternativas para compartir archivos en la micropyme
Vamos a ver de forma resumida las diferentes opciones que tenemos, con sus ventajas e inconvenientes:
- Carpetas compartidas en grupo de trabajo es la opción más sencilla. Se conectan los equipos en grupo de trabajo y se dan permisos a las carpetas que queremos compartir para que las vean el resto de equipos de la red. Es una buena solución cuando trabajamos con equipos de sobremesa pero que no servirá para hacerlo en movilidad. Lo malo es que tenemos que tener encendido el equipo que tiene la carpeta compartida para acceder a ella.
- Disco duro de red, NAS, donde tenemos un disco duro conectado en la red. Esto lo podemos hacer desde la opción más básica de conectar un disco portátil al puerto USB del router, lo que facilita que además de acceder desde distintos equipos, nos lo llevemos a casa en caso de necesitar seguir trabajando. Pero lo normal es un disco duro conectado a la red, donde tenemos todas las carpetas que almacenamos.
- Almacenamiento en la nube donde aquí también tenemos muchas opciones, desde discos duros virtuales como Dropbox, hasta nubes privadas que podemos crear, por ejemplo con ayuda de un NAS, para tener acceso desde cualquier lugar a nuestro almacenamiento en red. Es importante que en estos casos la información siempre esté controlada por la empresa, por lo que es necesario que las carpetas estén ligadas a cuentas corporativas, como en el caso de los discos duros virtuales. Es la mejor opción para las empresas que trabajan en movilidad.
- El servidor local ha sido durante mucho tiempo la mejor opción para realizar estas cuestiones. Puede que su capacidad exceda las necesidades de un pequeño grupo de trabajo de tres o cuatro usuarios, pero también nos ofrece más funcionalidades que en algún momento pueden ser interesantes para la empresa. Por contra su administración puede ser algo más complicada que en otros casos.
- Servidor en la nube, donde el caso más habitual es contratarlo para alojar los archivos de nuestra página web, pero que también podemos contratar para tener alguna aplicación online, utilizar el espacio de almacenamiento para compartir carpetas y archivos o simplemente montarnos nuestro propios espacio de archivos compartidos en la Intranet. La gran ventaja es que accedemos desde cualquier lugar y dispositivo con acceso a Internet, el inconveniente es que tenemos que subir los archivos.
Hoy en día hay casi tantas soluciones diferentes como tipos de empresas podemos encontrar. Lo importante es conjugar la funcionalidad, que nos permita acceder a los archivos de forma sencilla cuando lo necesitamos, con la seguridad, algo que nunca debemos olvidar en la pyme. ¿Cuál es el modelo que utiliza vuestra empresa?
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