Organizar la información que guardamos en la empresa es uno de los caballos de batalla de la empresa moderna ya que a poco que nos empeñemos podemos sufrir el síndrome de Diógenes digital y acabar por ir añadiendo discos duros y discos duros aumentando la capacidad de almacenamiento de forma indefinida. Al final debemos buscar soluciones y una de las que podemos implantar para organizar mejor tanto la información como el trabajo es Redmine, gestor de proyectos de código libre para nuestras empresas.
Redmine hace uso de Ruby on Rails. Como base de datos soporta tanto MySQL como PosgreSQL o SQLite. La principal ventaja que nos aporta como gestor de proyectos es poder tener toda la información asociada a un proyecto acotada dentro del mismo. Además nos permitirá el control de la ejecución del mismo, todo ello a través de una interfaz web que hace sencilla la gestión de los mismos.
Principales características de Redmine
Redmine soporta distintos tipos de proyectos. Los usuarios que acceden tienen distintas funciones según el rol asignado, ya sea como usuario, jefe de proyecto, administrador, etc. todo ello en función de un sistema de permisos. Cada proyecto puede llevar asociado si así lo deseamos documentos, archivos o noticias. Además se establece un sistema de notificaciones para los usuarios mediante correo electrónico ya sea porque le han asignado una tarea o porque una parte del proyecto ha cambiado o se ha actualizado.
A cada proyecto le podemos asociar un Wiki que nos permite generar contenidos rápidamente, y editarlos y gestionarlos de forma colaborativa. También tenemos la posibilidad de tener un foro por proyecto, lo que sin duda contribuye en gran medida a reducir el nivel de correos que nos cruzamos entre los participantes en el mismo, lo que sin duda contribuye a mejorar la productividad de cada uno de los miembros del proyecto.
Por último otra característica importante es el control de errores y cambios de versiones. Además tenemos la posibilidad de reflejar el desarrollo del proyecto a través de diagramas de gant, una herramienta muy visual que nos ayudará a controlar los progresos del mismo. Una herramienta ya clásica en todo gestor de proyectos que se precie.
Iniciando el trabajo con Redmine
Lo primero que debemos hacer cuando tenemos instalado Redmine es iniciar el trabajo de backoffice y dar de alta los usuarios, con sus distintos roles y permisos, jefes de proyecto, desarrolladores, etc. aunque también pueden darse de alta ellos mismos a través de la interfaz web, para que después el administrador les apruebe el acceso.
El siguiente paso es dar de alta un proyecto y asignarle un jefe. Una vez completada esta fase podemos comenzar a establecer los hitos o etapas del mismo. Si vamos añadiendo las previsiones de tiempo de cada una de las tareas podemos obtener el gráfico de gant de para cada hito. Cada tarea se asignará a un miembro del equipo, que cuando se conecten a la página del proyecto podrán visualizar las que tienen asignadas. A medida que van marcando tareas como terminadas, en el gráfico del hito del proyecto se van rellenando de color verde, de manera que podemos controlar de esta manera de un golpe de vista como va el progreso.
Todo proyecto tiene una fase de ajustes, donde se descubren pequeños fallos que pueden corregirse, de manera que una vez aislados podemos asignarlos a un miembro del proyecto para que ejecute la tarea pertinente. Esta es una cuestión habitual en el mundo del desarrollo de software pero que no está exenta el resto de empresas que es habitual encontrar flecos por cerrar, aun después de haber cobrado y cerrado el proyecto.
Conclusiones
Redmine nos puede ayudar en gran medida a gestionar de manera ágil todos los proyectos de nuestra empresa, la documentación asociada, los archivos que anexamos y todo ello controlando en cada momento la ejecución del mismo. Su administración es sencilla y permite definir flujos de trabajo que evitarán que la gestión nos inunde la bandeja de entrada con un correo por cada pequeño detalle a discutir en el mismo.
Para probarlo tenemos la opción de descargarlo e instalarlo a través de Bitnami, que nos permitirá probarlo de forma fiable en local para después si lo consideramos adecuado llevarlo al servidor de manera que lo ponemos disponible para todos los usuarios de la empresa. Sin duda merece la pena hacer la prueba.
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