No es que sea lo más habitual en una empresa, pero en determinadas ocasiones asumimos una carga de trabajo repentina y tenemos que contratar más personal, en muchas ocasiones más de los que podríamos absorber de golpe y tenemos que facilitarles las herramientas para trabajar. Por eso vamos a ver seis alternativas para habilitar puestos de trabajo si tenemos un aumento repentino de plantilla.
Y muchas veces el aumento será sólo temporal, para hacer frente al aumento de la demanda puntual, tal vez unos meses, pero lo normal es que la empresa vuelva a dimensionarse, a contraerse a su estado inicial pasadas esta acumulación de tareas. Por eso muchas veces la inversión que se realiza es mínima
Recuperar equipos antiguos y actualizarlos
Una de las primera cosas que se suele hacer en estos casos, y sobre todo si el aumento es progresivo es recuperar equipos antiguos y volver a ponerlos en funcionamiento. El problema de esta cuestión es que por lo general son equipos lentos, que tardan en arrancar, en abrir las aplicaciones, etc. En realidad, si dejamos de utilizarlos fue por algo.
Podemos actualizarlos o potenciarlos con otras piezas que tengamos de otros equipos antiguos, más memoria o una mejora de la tarjeta gráfica. Cualquier pequeña ayuda disponible será bienvenida. Hay que tenerlos optimizados al máximo y como ultimo recurso podemos acudir a comprar algún componente que nos ayude a que el equipo sea más ágil. Esto también ocurre con los periféricos, donde sobre todo la pantalla, puede ser más pequeña de lo que nos gustaría y puede resultar algo incómodo trabajar con ella.
Puestos de trabajo rotativos
Cuando hemos ampliado nuestra plantilla, si queremos que funcione bien la organización es fundamental. En muchas ocasiones no todo nuestro trabajo se desarrolla delante de un ordenador. De esta forma podemos tener puntos calientes, o puestos de trabajo rotativos, para que el empleado que llegue a la oficina, se conecte haga lo que necesite en cualquier puesto que esté libre. Esto ocurre mucho cuando los empleados trabajan en movilidad parte de su jornada laboral.
En estos casos es importante estructurar el trabajo para que el perfil de cada usuario esté disponible independientemente de desde que equipo se conecte, así como los documentos guardados en red, pero también historiales de navegación, contraseñas que haya guardado, etc. En definitiva, todo lo que nos hace sentir cómodos y ser más productivos cuando nos sentamos a trabajar.
Equipos de segunda mano
Si lo que buscamos es dotar a nuestros empleados de un equipo que facilite su movilidad podemos acudir al mercado de segunda mano con los equipos portátiles. Es una buena elección para ahorrarnos un buen dinero, aunque sólo lo recomendaría cuando el proyecto tenga una duración de medio plazo y no sólo de unos meses.
El mercado de segunda mano también puede ser una buena opción para periféricos, como pantallas o equipos de sobremesas. En muchas ocasiones podemos encontrar algún lote interesante de equipos de alguna empresa que haya cerrado y que liquidó sus bienes.
Implantar políticas de BYOD
Que los nuevos empleados usen su propios equipos puede ser la solución más efectiva
Al igual que contratamos muchas veces para un puesto de trabajo a un empleado y entre los requisitos está que tenga coche propio, podemos pedir que tenga un portátil y cerrar un acuerdo con él para que lo use en el trabajo. Aquí es importante, más para un puesto de trabajo provisional, que no guarde datos en el mismo, ni contraseñas o accesos.
Por lo tanto, todos los datos y documentos tendrían que estar almacenados online, utilizar una aplicación en modelo de pago por uso en la nube, ya sea esta privada o pública, conexiones de escritorio remoto , etc. De esta forma el portátil del empleado es un mero instrumento de conexión no de almacenamiento.
Los tablets son nuestros aliados
Con esta forma de trabajar sin duda los tablets pueden ser nuestros aliados, donde tenemos dispositivos que pueden resultar muy económicos y con la capacidad suficiente para trabajar con una productividad aceptable. Sobre todo si trabajamos en movilidad puede ser una gran solución.
Si además la aplicación con la que trabajamos, ¿pongamos un CRM?, tiene disponible una APP, que optimice su uso desde este tipo de dispositivos, no sólo para adaptarse al tamaño de la pantalla, sino para facilitar su manejo táctil, mucho mejor todavía. Quizás sea una de las soluciones más económicas para dotar de herramientas flexibles de trabajo a los nuevos empleados que se incorporan.
Escritorios virtuales, una solución muy flexible
Todo esto lo podemos complementar con el uso de escritorios virtuales, ya estén alojados en la nube o en nuestro propio servidor. Es una de las herramientas que facilitan el despliegue de puestos de trabajo de forma casi instantánea, aunque seguimos contando con el inconveniente del dispositivo de entrada.
Si los escritorios están en la nube, poco nos importará desde dónde conecte y con qué dispositivo ya que una de sus ventajas es que democratiza mucho la conexión de los distintos usuarios. Quizás sea el complemento perfecto para este tipo de situaciones, donde el requisito básico en este caso sería la conexión a Internet si el escritorio se encuentra en la nube.
No todo depende de la tecnología, la organización es el factor clave
Pero mucha veces no es una cuestión de incorporar más tecnología a nuestra empresa, sino de saber trabajar de forma más organizada. Los refuerzos pueden venir por el lado quitar tareas a aquellos que si disponen de los elementos tecnológicos necesarios para ser productivos. Por ejemplo, bastaría una llamada de teléfono para reportar cómo ha ido una visita a un cliente y que desde la oficina nos piquen los datos en el CRM.
También al incorporar más personal podemos hacer una segmentación del trabajo diferente, dejando a los trabajadores más productivos enfocados hacia la consecución de beneficios y otros apoyándoles con el trabajo de backoffice que venían haciendo anteriormente. Aquí nadie mejor que la propia empresa conoce dónde puede ayudar a mejorar los resultados de estos empleados.
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Imagen | Jean-Etienne Minh-Duy Poirrier | Brett Neilson