Una de las formas más efectivas de contener los gastos de impresión es establecer cuotas de impresión. De esta manera asignamos un cupo de impresiones que pueden realizar y tendremos un gasto más o menos controlado al tener unas cuotas máximas de impresión definidas. La parte negativa es que en algún momento puede suponer un problema de productividad si necesitamos imprimir algo y hemos agotado la cuota. Por eso queremos ver si es son más efectivas las cuotas de impresión ¿de grupo o individuales?
Las cuotas individuales se asignan a cada miembro de la organización siguiendo unos criterios que dependerán del departamento, su cometido, etc. Esto puede provocar que si un usuario tiene que sacar un trabajo, un memorando, etc. que corresponda al departamento agote su cuota. Y cuando tiene que entregar algo a un cliente, por ejemplo, tiene que estar pidiendo a otro compañero o a su supervisor que le imprima el documento.
La otra opción es apostar por una cuota por departamento. En este caso será el departamento el que tiene establecido un cupo de impresión. Se pueden producir abusos, pero lo cierto es que las cuotas reducen mucho el uso privado de la impresión o la fotocopiadora. De esta forma las disfunciones al imprimir trabajo ligado al departamento no se producen.
En todo caso dos son las medidas que creo que debemos tener presentes a la hora de imponer las cuotas de impresión. La primera es ser flexibles. Tomamos esta medida para ahorrar y tener unos costes máximos de impresión controlados. No lo hacemos para que el resultado del ahorro afecte a la productividad de los empleados de nuestra empresa. Tendremos que adaptar las cuotas a las necesidades de la empresa y si necesitamos ampliarlos porque estas han cambiado ser capaces de dar una respuesta ágil.
La segunda cuestión es no aplicar dichas cuotas a los responsables del departamento. De esta manera siempre tendremos a una persona que puede imprimir un documento que necesitemos en caso de tener la cuota agotada. Es lo más ágil y flexible. Controlamos los costes pero cada responsable también lo será de este apartado dentro de su departamento, asumiendo su responsabilidad en la gestión.
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