La videoconferencia es una herramienta muy utilizada en las empresas, pero a veces se tiende a confundir la videoconferencia casera, la que podemos utilizar en el hogar para nuestras comunicaciones personales y que también se puede utilizar en la empresa, con la videoconferencia a nivel profesional, donde la calidad de audio y vídeo tienen un estándar mucho más elevado.
Pero más allá de la herramienta que estamos utilizando es muy importante realizar las pruebas de forma previa a la reunión. Se trata de comprobar calidad de conexiones, enlaces, etc. o conexiones simultáneas, de manera que cuando llegue la hora de realizar comunicación tengamos unos mínimos estándares de calidad, aunque luego llegado el momento siempre pueden variar.
Después es muy importante preparar la reunión como si cualquier otra reunión presencial, es decir, con un orden del día previsto, ordenar las intervenciones de los distintos convocados, etc. No es lo mismo una reunión personal, que una de grupo. También debemos tener en cuenta que la capacidad de atención es más limitada.
En estos casos, es muy importante acotar el tiempo de la reunión. La videoconferencia nos da la flexibilidad de poder realizar varias reuniones, sin necesidad de tratar todos los temas el mismo día. La capacidad de atención es más breve y si se prolonga el encuentro será menos productivo.
Sólo con seguir estos sencillos pasos se evitarán muchas frustraciones en las videoconferencias, que acaban por desesperar a los intervinientes, y donde al final se acaba pagando con la herramienta, y el problema es que no la hemos utilizado correctamente.
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