Las cosas están cambiando en la presentación de cuentas anuales por parte de las sociedades. Y es que, ante un incumplimiento de la presentación de las cuentas anuales, si antes solo nos enfrentábamos al cierre de la hoja registral de la empresa en el Registro, ahora nos podemos enfrentar a importantes cuantías económicas en forma de multas por no cumplir con las obligaciones societarias.
Por tanto, es buen momento para repasar qué significa depositar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil y qué documentación tenemos que entregar para cumplir la normativa, sin perder de vista que disponer de un buen software de contabilidad nos facilitará la gestión y diaria y nos ayudará a tener siempre lista la información que necesita tu empresa para presentar al Registro Mercantil.
¿Qué plazos tengo para presentar las cuentas anuales?
En primer lugar, revisemos el camino que siguen las cuentas anuales hasta ser presentadas con el resto de información en el Registro Mercantil.
Una vez finalizado el ejercicio, los administradores de la sociedad tienen tres meses para elaborar las cuentas anuales, que comprenden el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (oECPN), el Estado de Flujos de Efectivo y la Memoria. Estas cuentas se obtendrán a partir de la contabilidad de la empresa, además de utilizar otros indicadores del negocio como, por ejemplo, el flujo de caja.
Además, la sociedad debe entregar el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado. Esta información debe estar firmada por todos los administradores, de manera que si faltase alguna de las firmas, debe indicarse el motivo de la ausencia en cada uno de los documentos.
Posteriormente, estas cuentas anuales se aprobarán por la Junta General Ordinaria de Accionistas dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, y tendrá que garantizarse que cualquier socio pueda obtener de manera gratuita todos los documentos que vayan a ser sometidos a aprobación, incluyendo el informe de gestión y el informe del auditor de cuentas.
Estas cuentas anuales aprobadas, junto con el resto de documentación se depositarán en el Registro correspondiente al domicilio de la entidad mercantil dentro del mes siguiente a la aprobación de dichas cuentas por la Junta General, y no podrá superarse el plazo máximo del 30 de julio del año siguiente al ejercicio.
¿Qué información tengo que presentar al Registro Mercantil?
Los documentos que hay que presentar con las cuentas anuales serán, como mínimo:
- Instancia de Presentación
- Hoja de datos generales de identificación.
- Certificación de aprobación de cuentas con los acuerdos de la junta de socios
- Las cuentas anuales propiamente dichas, que nos puede facilitar nuestro programa de contabilidad y que están conformadas por la Memoria, el Balance de situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
- Informe Medioambiental.
- Informe de Acciones/Participaciones Propias.
- Informe de Auditoría si las cuentas han sido sometidas a auditoría.
- Informe de Gestión, si fuera obligatorio.
¿Qué pasa si no presento las cuentas anuales?
No hay que olvidar que la obligación de presentar las cuentas anuales tiene por objeto la transparencia y el fácil acceso a la información económica de las sociedades, de manera que cualquier ciudadano pueda acceder a ésta información a través del Registro Mercantil.
Hasta este año, las sociedades que obviaban este trámite de presentación de cuentas anuales se encontraban con la única sanción el cierre de la hoja registral de la Sociedad en cuestión, lo que impedía registrar nuevos documentos, como por ejemplo, un cambio en los administradores.
Pero las cosas están cambiando, ya que el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas está empezando a poner multas a las empresas que se saltan los plazos o no presentan las cuentas tal y como dice la normativa.
Una empresa que incumpla se enfrenta a las sanciones que se manifiestan en el artículo 283 Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, que dice:
“1. El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo, también dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa instrucción de expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común [...]"
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