Aunque cada vez son más las empresas que deciden automatizar sus procesos empresariales, todavía existen un buen número de ellas, especialmente las más pequeñas, cuyas principales gestiones se realizan de manera manual. Entre ellas destacan la contabilidad y la facturación, trámites comunes a todas las sociedades en el transcurso normal de la actividad.
Sin embargo, y aunque su automatización todavía no se haya extendido demasiado entre las empresas españolas, la contabilidad manual puede acarrear una serie de problemas que, en ocasiones, tienen difícil solución. Te mostramos algunos de ellos, por si estás en esta situación y te puede ayudar a implementar un software de contabilidad online para tu empresa.
Sujeto a errores humanos
El problema más evidente de realizar este tipo de gestiones de manera manual es que aumenta la probabilidad de cometer errores humanos. Que si un decimal mal puesto, que si una transacción mal contabilizada o, incluso, una cuenta que no se utiliza de forma correcta.
Automatizar este proceso supone reducir los errores causados por una contabilización errónea; y no solo porque los importes guarden relación con la facturación y todas las transacciones realizadas por la empresa, sino también porque reduce la necesidad de tener conocimientos contables y financieros sobre determinadas áreas. El programa lo hace todo y conoce las circunstancias de cada sociedad para adaptarse a cada realidad.
Un coste mucho más elevado
Aunque parezca contradictorio, llevar la contabilidad de forma manual puede acarrear un coste mayor que si se realiza de forma automática. Ya sea porque tenemos que contratar a un contable en nuestra organización o porque tenemos que pagar un servicio externo de gestoría o asesoría contable, lo que supone destinar una cierta cantidad de dinero que bien nos podría servir para otros fines.
A diferencia de lo que muchas empresas creen, las licencias de un software de gestión empresarial no son demasiado elevadas, especialmente en la actualidad, donde se pueden implementar programas de contabilidad y facturación online gratuitos, de gran potencia y que sustituye a la contabilidad manual.
Pérdida de tiempo
La contabilidad manual supone, en muchos casos, una pérdida de tiempo. Se trata de un trabajo rutinario pero que requiere de una gran concentración, ya que obliga a sumar columnas con precisión, comprobar dos y tres veces que las cuentas son correctas y escribir números físicamente.
En contraste, un programa de contabilidad online es capaz de realizar todos esos cálculos en centésimas de segundos, proporcionándonos información precisa y con el formato que deseamos sobre nuestras cuentas anuales y nuestra información financiera. Esto, además, sirve para que el personal de la empresa pueda dedicar sus habilidades y su talento en otras tareas que sean mucho más creativas y que, por tanto, generen un mayor valor, como la gestión de la tesorería u otras actividades.
Riesgo de pérdida de información
La mayoría de empresas que llevan su contabilidad de forma manual registran sus asientos una sola vez, ya que replicar la información en varios lugares supondría duplicar el tiempo que se dedica a realizar esta tarea. Sin embargo, la empresa corre el riesgo de perder toda esa información, con el coste que esto supondría.
La contabilidad computarizada, además de ser automática, ayuda a disponer de esta información en varios lugares, lo que reduce el riesgo de pérdida de información. Muchas empresas realizan backups diarios de su contabilidad y su facturación que, además, alojan en diferentes servidores, de manera que esté disponible en varios lugares sin ningún tipo de riesgo.
Manipulación de los datos
Con el fin de cumplir con ciertos requisitos legales o atender las necesidades de los inversores o accionistas, el contable puede caer en la tentación de mover algún número de sitio o de cuenta para reflejar una imagen de la empresa que no se corresponde con la realidad. Sin embargo, esta situación puede provocar problemas financieros en el futuro, especialmente si la situación financiera reflejada en los informes dista mucho de ser real.
Un programa de contabilidad online muestra la imagen fiel de la empresa en un momento determinado. Se reduce o, incluso, se elimina la posibilidad de manipular los datos, de manera que los gestores y administradores de la sociedad puedan tomar las decisiones empresariales oportunas para solventar los problemas financieros que vayan surgiendo.
Aunque la contabilidad manual presenta varios problemas, en ocasiones también ofrece algunos beneficios. Por ejemplo, el contable aprende de forma mucho más acelerada todos los entresijos de la sociedad, de manera que pueda anticiparse a los cambios legales y financieros de una forma mucho más ágil.
No obstante, las desventajas que presenta este tipo de contabilidad supone, en la mayoría de ocasiones, un coste mayor al de la contabilidad automática o computerizada.
